STATSVETENSKAPLIGA KLUBBEN VID ÅBO AKADEMI R.F.
ARBETSORDNING
29.10.2021
1 kap. Allmänna bestämmelser
2 kap. Medlemmar
3 kap. Möten
4 kap. Förtjänsttecken och utmärkelser
5 kap. Kurator
6 kap. Styrelsen
7 kap. Förvaltningsrådet
8 kap. Funktionärer och kommittéer
9 kap. Publikationer och tryckalster
10 kap. Representation
11 kap. Klubblokal
12 kap. Ändringar i arbetsordningen
Kap. 1 Allmänna bestämmelser
1§
Statsvetenskapliga klubbens (härefter SF-klubben) verksamhet är reglerad genom föreningslagen, föreningens stadgar samt denna arbetsordning.
2§
Arbetsordningen innehåller närmare bestämmelser om stadgarnas tillämpning och SF-klubbens verksamhet.
3§
I arbetsordningen får inte ingå stadganden som strider mot föreningslagen eller föreningens stadgar.
Kap. 2 Medlemmar
4§
Ordinarie medlem blir den politices studerande vid Åbo Akademi i Åbo, som betalt inskrivnings- och medlemsavgift.
5§
Ett register ska föras över medlemmar. Över alumnimedlemmar förs ett skilt register. Avliden medlem utskrivs ur registret.
6§
Extra medlem kan på välmotiverad, skriftlig ansökan antas av styrelsen (se närmare 20§).
Kap. 3 Möten
7§
Föreningen sammankallar till föreningsmöte en gång per månad under pågående termin.
8§
Föreningens styrelse, utskott, kommittéer och redaktioner sammankallas av respektive ordförande eller chefredaktör om ej annat stadgas.
9§
Utöver ärenden som enligt stadgarna och denna arbetsordning behandlas på föreningsmöte, ska följande frågor handläggas av mötet:
Uppdragande av huvudlinjer för föreningens verksamhet
Beslut om större, extraordinära inköp på över 75 euro
Ärenden som av styrelsen hänskjutits till medlemsmöte
Av tidigare möten hänskjutna ärenden
10§
Vid möte har varje ordinarie medlem en röst. Rösträtt får inte utövas genom ombud.
11§
Om en medlem har ett väsentligt större intresse än andra medlemmar och om medlemmens enskilda fördel kan vara stridande mot föreningens får personen inte delta i behandlingen av frågan.
12§
Omröstning verkställs genom öppen omröstning, såvida inte minst en röstberättigad medlem yrkar på sluten omröstning.
13§
Faller rösterna lika avgör ordförandens röst, såvida det inte handlar om personval i vilket fall lotten avgör.
14§
Beslut träder i kraft, såvida inte annat stadgas eller beslutits. Mötesprotokollet justeras av två vid mötet valda protokolljusterare inom tre veckor efter mötet.
15§
Mötesprotokoll från föreningsmöte omfattar diskussionssammandrag och beslut. Mötesprotokollen finns tillgängliga för medlemmarna.
16§
Beslutslistor från styrelse- och föreningsmöten ska finnas elektroniskt tillgängliga för medlemmarna och distribueras till dem via föreningens informationsmejl.
Kap. 4 Förtjänsttecken och utmärkelser
17§
Beslut om utdelande av förtjänsttecken och utmärkelser fattas av förtjänstteckenskommittén som består av kurator samt två medlemmar tillsatta av januarimötet. Styrelsen kommer med en rekommendation till Förtjänstteckenskommittén om utdelandet av Allwars Arw och Officium Bonum.
Kap. 5 Kurator
18§
Kurator åligger att övervaka och råda styrelsen i dess arbete. Kurator har rätt att närvara vid föreningens möten och därvid uttala sig. Kurator är ordförande i förtjänstteckenskommittén och disciplinutskottet.
Kap. 6 Styrelsen
19§
Styrelsen består av ordförande, högskolepolitiskt ansvarig, inrikes- och utrikesansvarig, sekreterare, skattmästare, marknadsförings- och kommunikationsansvarig, kultur- och motionsansvarig, klubbhövding och värd/värdinna. Till medlem i styrelsen kan endast ordinarie medlem väljas. Styrelsen väljer inom sig en viceordförande som sköter ordförandes uppgifter när denne är frånvarande.
20§
Styrelsen åligger att:
leda och organisera föreningens verksamhet
förbereda ärenden som ska behandlas på föreningens möten
verkställa samtliga mötesbeslut
besluta om mindre inköp
förhandla om samarbetsavtal i föreningens namn, samt redovisa för dessa till föreningsmöte
avgöra ärenden som enligt stadgarna eller arbetsordningen inte ankommer på föreningsmöte eller ärenden som föreningsmöte befullmäktigat styrelsen att avgöra
före vårmöte behandla föreningens verksamhetsberättelse och bokslut
senast tre veckor före vårmöte inlämna verksamhetsberättelse och bokslut till verksamhetsgranskarna.
i samarbete med Åbo Akademi och Åbo Akademis Studentkår (ÅAS) ansvara för studieinformation och studentrekrytering
behandla extra medlemsansökningar
övervaka samtliga arrangemang som genomförs i SF-klubbens namn
ansvara gemensamt för sin verksamhet
vid behov internt utse representanter till Åbo Akademis Studentkår (ÅAS) olika utskott
inom sig välja en gulnäbbsansvarig
21§
Som styrelsens beslut gäller det förslag som fått mest understöd bland styrelsemedlemmarna.
22§
Över styrelsemöten förs protokoll, vilka undertecknas av ordförande, sekreterare samt en vald protokolljusterare.
23§
Styrelseordförande åligger att:
sammankalla och leda styrelsemöten samt föreningsmöten
övervaka att styrelse, medlemmar och funktionärer fullgör sina åligganden
övervaka att beslut verkställs
ansvara för föreningens alumnimedlemmar
fungera som högskolepolitiska kommitténs sekreterare och sammankallare till första mötet
upprätthålla kontakten till föreningens samarbetspartners
fungera som sammankallare och sekreterare för disciplinutskottet
24§
Högskolepolitiskt ansvarige åligger att:
ansvara för ordnandet av föreningens debatter, seminarier, aftonskolor och dylika evenemang
fungera som debattkommitténs ordförande
ansvara för högskolepolitiska ärenden
ansvara för kontakten till ämnena och de för föreningen relevanta studentrepresentanterna
fungera som ordförande i föreningens högskolepolitiska kommitté
ansvara för tutoreringen samt fungera som tutorkontaktperson
vara föreningens kontaktperson till Högskoleutbildade samhällsvetare r.f. (YKA) och Samhällsvetenskapernas Studenter i Finland (SYY) samt lokalföreningen i Åbo
25§
Inrikes- och utrikesansvarige åligger att:
fungera som exkursionskommitténs ordförande
ansvara för och ordna föreningens exkursioner samt arbetslivsrelaterade besöksmål.
ansvara för inrikes- och utrikeskontakter inom ramen för studentverksamhet
26§
Sekreterare åligger att:
föra protokoll vid styrelsemöten
sammanställa beslutslistor från styrelsemöten och föreningsmöten
sammanställa verksamhetsberättelsen till föreningens vårmöte
ansvara för föreningens infomaterial till nya studerande
ansvara för föreningens officiella dokument åt medlemmarna
ansvara för föreningens medlemsregister samt arkiv
ansvara för tentarkivet
27§
Skattmästare åligger att:
inom styrelsen speciellt ägna sig åt ekonomiska frågor
övervaka erhållna medlemsavgifter samt medel erhållna genom försäljning av föreningens material
minst tre veckor före vårmötet sammanställa bokslut och överlämna det till verksamhetsgranskarna
övervaka den ekonomiska skötseln av eventuella projekt, samt i god tid före vårmöte infodra bokslut över dessas ekonomi
ansöka om medel för klubbens verksamhet
fungera som medlem i årsfestkommittén och samtidigt som dess skattmästare
förvalta och ansvara för föreningens kanslimaterial
sköta om medlemsregistret i samråd med sekreteraren
anskaffa sf:iania
28§
Marknadsförings- och kommunikationsansvarig åligger att:
ansvara för marknadsföring av föreningen och dess verksamhet
ansvara för informationsförmedlingen till föreningens medlemmar, inklusive föreningens infomail
koordinera det externa kommunikationsflödet
ansvara för föreningens webbplats i samråd med webbansvarige
fungera som medlem i årsfestkommittén
fungera som marknadsföringskommitténs ordförande
29§
Kultur- och motionsansvarig åligger att:
fungera som ordförande för kulturkommittén och motionskommittén
ansvara för föreningens kulturverksamhet
ansvara för föreningens motionsverksamhet
ansvara för föreningens motionsutrustning
30§
Klubbhövding åligger att:
fungera som förvaltningsrådets ordförande samt ansvara för dess interna arbetsfördelning
ansvara för att gulnäbbsplikten fungerar
ansvara för kontakter till Stiftelsen för Åbo Akademi angående klubblokalen
fungera som vice ordförande i årsfestkommittén
31§
Värd/värdinna åligger att:
tillsammans med förvaltningsrådet ordna sitzar eller dylika evenemang
medverka i förvaltningsrådet som dess vice ordförande
fungera som årsfestkommitténs ordförande
fungera som festkommitténs ordförande
Kap. 7 Förvaltningsrådet
32§
Består av klubbhövding, som fungerar som ordförande, värd/värdinna samt minst sex och högst 20 medlemmar. Ansökan till förvaltningsrådet sker genom en skriftlig ansökan till styrelsen senast tre dagar innan föreningsmötet. Ifall mer än 20 ansökningar mottas, föreslår styrelsen ett förvaltningsråd med 20 personer till föreningsmötet. Förslaget görs baserat på mottagna ansökan. Ytterligare tillsättning av medlemmar till förvaltningsrådet kan ske vid senare tillfälle på styrelsens initiativ ifall maximiantalet inte är uppfyllt.
33§
Ansvarar för skötseln av klubblokalen.
34§
Ansvarar huvudsakligen för evenemang som ordnas i klubblokalen.
35§
Inom förvaltningsrådet utdelas följande ansvarsposter: vice-klubbhövding, vice-värd/värdinna och inventarieansvarig. Övriga poster kan vid behov tillsättas.
Kap. 8 Funktionärer och kommittéer
36§
Webbansvarig
åligger att sköta om föreningens webbplats i samråd med marknadsförings- och kommunikationsansvarige
väljs på decembermöte
37§
Debattkommittén
består av högskolepolitiskt ansvarige som ordförande, samt de av januarimöte tillsatta medlemmarna
åligger att anordna debatter, seminarier, aftonskolor och dylikt
sköter om informationen angående dessa evenemang
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
38§
Exkursionskommittén
består av inrikes- och utrikesansvarige som ordförande, samt medlemmar tillsatta av januarimöte
åligger att planera och leda föreningens exkursioner
exkursionsmålen väljs av medlemmarna på månadsmöte på basen av exkursionskommitténs förslag
sköter om information angående exkursionerna
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
39§
Årsfestkommittén
består av sittande värd/värdinna som ordförande, sittande klubbhövding som vice ordförande och sittande skattmästare, samt föregående verksamhetsårs klubbhövding och värd/värdinna samt ett behövligt antal funktionärer
väljs på januarimöte
åligger att arrangera föreningens årsfest inom november månad
åligger att inom föreningen föreslå årsfestmarskalk
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
40§
Festkommittén
består av klubbhövding och värd/värdinna, samt högst sex medlemmar tillsatta på januarimöte
åligger att planera fester för föreningens medlemmar
41 §
Marknadsföringskommittén
består av marknadsförings- och kommunikationsansvarige som ordförande, samt medlemmar tillsatta av föreningens januarimöte
åligger att stöda styrelsen i kommunikationen till medlemmarna, skapandet av innehåll samt i att marknadsföra evenemang
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
42§
Högskolepolitiska kommittén
består av högskolepolitiskt ansvarige som ordförande, styrelseordförande som sekreterare och de medlemmar som fungerar som studentrepresentanter i det för föreningen relevanta fakultetsrådet och andra förvaltningsorgan inom Åbo Akademi och Åbo Akademis Studentkår om de samtycker
fungerar som en länk mellan förvaltningen och de studerande
har som uppgift att förbättra informationsspridningen om förvaltningsorganens verksamhet
43§
Förtjänstteckenskommittén
består av kurator som ordförande, samt två medlemmar företrädesvis en till anciennitet äldre och en yngre tillsatta av januarimöte
besluter om utdelandet av förtjänsttecken, utmärkelser och stipendier, som delas ut på årsfesten
rådfrågas i ärenden gällande reglementet för förtjänsttecken och hedersutmärkelser
44§
Motionskommittén
består av kultur- och motionsansvarige som ordförande, samt behövligt antal medlemmar tillsatta av föreningens januarimöte
åligger att planera och informera om motionsverksamheten för föreningens medlemmar
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
45§
Kulturkommittén
består av kultur- och motionsansvarige som ordförande, samt behövligt antal medlemmar tillsatta av föreningens januarimöte
åligger att planera kulturverksamheten för föreningens medlemmar
kommittéordförande är redovisningsskyldig inför styrelsen
46§
Fanbärare
fem fanbärare för verksamhetsåret väljs av januarimötet
fanbärarna ansvarar sinsemellan för föreningens representation i fantåg
47§
Disciplinutskottet
består av kurator som ordförande, sittande styrelseordförande, sittande klubbhövding, samt de två senaste styrelseordförandena
sammankallas av sittande styrelseordförande som fungerar som sekreterare
vidtar vid behov disciplinära åtgärder
48§
Arbetsgrupper och övriga funktionärer
Arbetsgrupper och övriga funktionärer väljs vid behov av föreningsmöte
Kap. 9 Publikationer och tryckalster
49§
Föreningen utger årligen publikationen Politicus, som är föreningens språkrör, och bl.a. upprätthåller kontakten med utexaminerade medlemmar. Chefredaktör för följande verksamhetsår väljs på föreningens höstmöte, och redaktionen väljs på decembermöte. Chefredaktör och redaktion åligger att:
sköta alla med utgivandet av tidningen förknippade frågor, såväl redaktionella som ekonomiska
se till att Politicus utkommer till årsfesten
50§
Föreningen utger även tidningen Allwar&Oförskämt, som utkommer minst fyra gånger per verksamhetsår. Chefredaktör för följande verksamhetsår väljs på föreningens höstmöte, och redaktionen väljs på decembermöte. Chefredaktör och redaktion åligger att:
sköta alla med utgivandet av tidningen förknippade frågor, såväl redaktionella som ekonomiska
51§
Föreningen utger vid behov SF-klubbens sångbok och historik. Beslut om utgivande fattas av föreningsmöte, som tillsätter en kommitté för detta ändamål.
Varje höst utges Gulisguiden som informationsguide för potentiella nya medlemmar. Övriga publikationer och tryckalster utges vid behov på styrelsens beslut.
Kap. 10 Representation
52§
Inbjuds föreningen att närvara vid annan av studentförening, studentkorporation eller organisation ordnat tillfälle ersätter föreningen enligt behov och förmåga en representants deltagarkostnader och resekostnader. Representanten bör efter fullgjort uppdrag redogöra för sin representation inför styrelsen.
Kap. 11 Klubblokal
53§
För klubblokalen antas ett särskilt reglemente, vilket bör finnas medlemmarna tillhanda.
Skötseln av klubblokalen handhas av förvaltningsrådet.
54§
En renoveringskommitté tillsätts av föreningsmötet vid behov.
Kap. 12 Ändringar i arbetsordningen
55§
Beslut om ändring av arbetsordning fattas med tre fjärdedelars (3/4) majoritet vid ett föreningsmöte.